Persónuverndarstefna

Kvaka leggur ríka áherslu á persónuvernd og sýnir fyllstu varúð við meðferð allra persónuupplýsinga. Öll meðferð persónuupplýsinga hjá Kvaka skal vera í samræmi við gildandi lög, reglur og grundvallarsjónarmið um persónuvernd. Starfsmönnum Kvaka ber að vinna samkvæmt þessari persónuverndarstefnu og stjórnendur hafa eftirlit með því að henni sé fylgt.

Markmið persónuverndarstefnunnar er að leggja áherslu á persónuvernd með því að tryggja lögmæta, sanngjarna og gegnsæja meðferð allra persónuupplýsinga og veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem á sér stað hjá Kvaka. Persónuverndarstefnunni er ætlað að upplýsa um hvenær og hvers vegna Kvaka vinnur með persónuupplýsingar, hvaða persónuupplýsingar og á hvaða lagagrundvelli. Einnig má nálgast upplýsingar um hvaðan Kvaka fær persónuupplýsingar, hversu lengi þær eru varðveittar, hver hefur aðgang að þeim og hvernig öryggi þeirra er tryggt. Til að geta afgreitt þig í vefversluninni og veitt þér þá þjónustu sem boðið er upp á þarf Kvaka að vinna með margs konar persónuupplýsingar, í ýmiss konar tilgangi og á grundvelli ólíkra heimilda. Þetta eru þær persónuupplýsingar sem við öflum, beint frá þér en við öflum engra upplýsinga um þig annars staðar frá.

Tengiliðaupplýsingar

Tengiliðaupplýsingar eru nafn, heimilisfang og netfang. Þessar upplýsingar eru nauðsynlegar svo hægt sé að tryggja að við sendum þær vörur sem eru keyptar á réttan stað, til að gefa okkur kost á að eiga í samskiptum um vörukaupin og til að tryggja að réttur viðskiptavinur sé skráður sem kaupandi, bæði fyrir reikningagerð og ef kemur til vöruskila. Einnig er unnið með þær vegna beinnar markaðssetningar en einungis ef þú hefur skráð þig á póstlista Kvaka.

Greiðsluupplýsingar

Við vistum engar kortaupplýsingar á vefþjónum okkar eða vefsvæðum. Við lok pöntunarferlis er kaupandi áframsendur á greiðslusíðu kortagáttar sem sendir vefversluninni í kjölfarið staðfestingu á að skuldfærsla á greiðslukortið hafi tekist, þær upplýsingar vinnum við með í bókhaldslegum tilgangi. Það er Kvaka nauðsynlegt að vinna með þessar upplýsingar vegna samnings kaupanda við vefverslunina um vörukaupin og vegna lagaskyldu fyrirtækisins, svo sem samkvæmt lögum um bókhald.

Upplýsingar um vörukaup

Upplýsingar um hvaða vörur þú keyptir hjá Kvaka, hvenær og fyrir hvaða upphæð eru upplýsingar sem Kvaka vinnur með eins og tengiliðaupplýsingarnar, sbr. hér að framan, í þeim tilgangi að geta selt og sent viðkomandi vörur og til að geta staðið við lagaskyldur.  Auk þess að vinna með persónuupplýsingar notast Kvaka við margs konar ópersónugreinanlegar upplýsingar til að starfrækja vefverslunina, t.d. tölfræðilegar upplýsingar um hvenær viðskiptavinir Kvaka versla hvaða vörur o.s.frv. Engar slíkar upplýsingar er hægt að rekja til tiltekins viðskiptavinar heldur er einungis um að ræða ópersónugreinanlegar upplýsingar um hópa viðskiptavina.

Miðlun persónuupplýsinga
Allar persónuupplýsingar um kaupendur sem við vinnum með vegna vefverslunarinnar miðlum við ekki til þriðja aðila, svo sem til utanaðkomandi vinnsluaðila til dæmis til geymslu eða bókhaldsþjónustu, nema í eftirtöldum tilvikum:
– Netföngum þeirra sem óska eftir að fá tilboð í tölvupósti er miðlað til fjöldapóst sendingarþjónustu.
– Bókhaldsgögn eru afhent endurskoðendum okkar eftir því sem þeir kunna að óska eftir lögum samkvæmt.
Við áskiljum okkur rétt til að hlíta fyrirmælum þar til bærra íslenskra dómstóla og eftirlitsstofnana um afhendingu gagna, þar á meðal þeirra sem kunna að innihalda persónuupplýsingar.

Geymslutími

Geymslutími þeirra persónuupplýsinga sem við vinnum með ræðst af þeim tilgangi sem þeirra er aflað í og þeirri heimild sem vinnslan byggist á. Þannig geymum við tengiliðaupplýsingar þínar ásamt upplýsingum um skráningu á póstlista á meðan þú ert skráður notandi vefverslunarinnar. Rétt er að ítreka að notendur geta afskráð sig hvenær sem er. Við vinnum með upplýsingar um vörukaup þín ásamt greiðsluupplýsingum, þ.e. skuldfærslustaðfestingar frá færsluhirði, í þann tíma sem okkur er skylt vegna ákvæða í lögum um bókhald í lögum, þ.e. nú í minnst 7 ár en ekki lengur en í 10 ár.

Forsvarsmenn fyrirtækja og stofnana

Komi einstaklingur fram fyrir hönd samstarfsaðila Kvaka, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann Kvaka að vinna með tengiliða upplýsingar hans, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Kvaka að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er Kvaka nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann Kvaka að vera skylt að vinna með slíkar upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.

Öryggi gagna 

Kvaka leggur áherslu á að tryggja að varðveislu persónuupplýsinga sé háttað á öruggan máta, að viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja mesta öryggi gagna hverju sinni. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum. Öll samskipti við vefþjóna Kvaka eru dulkóðuð yfir öruggar vefslóðir (HTTPS).

Lög og varnarþing

Rísi réttarágreiningur í tengslum við persónuverndarstefnu þessa skal bera hann undir Héraðsdóm Vestfjarða.

Ábyrgðaraðili vinnslunnar og samskiptaupplýsingar

Sýslið verkstöð ehf. er ábyrgðaraðili þessarar vinnslu persónuupplýsinga og erindi í tengslum við það er hægt að senda í tölvupósti á netfangið kvaka@kvaka.is

Endurskoðun stefnu 

Persónuverndarstefna Kvaka er endurskoðuð reglulega og stefna fyrirtækisins er að vera eins skýr og berorð um hvernig fyrirtækið safnar persónuupplýsingum og í hvaða tilgangi upplýsingarnar eru notaðar. Kvaka áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er, án fyrirvara. Ný útgáfa skal auðkennnd með útgáfudegi. Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Kvaka skal senda á netfangið kvaka@kvaka.is

Útgáfa þessi er rituð 31.05.21